4.6 organizaciones y el trabajo colaborativo

4.6 organizaciones y el trabajo colaborativo

Durante la experiencia  de implementación constaté que las herramientas / tareas colaborativas mas  aceptadas por los usuarios eran las siguientes en este orden: 1.  Agenda de actividades 2.  Biblioteca de documentos 3.  Foro de discusión 4.  Seguimiento de tareas 5.  Conversación on line 6.  Generar nuevas ideasDe todas formas es importante recalcar que  existen factores inhibidores y factores potenciadores para el éxito de los procesos de trabajo colaborativo.  Realmente los usuarios ven como inhibidor cualquier elemento que vean como pérdida de tiempo y no productividad. Pero la experiencia me lleva sintetizarlos en los siguientes puntos. Roles: el dinamizador lleva a cabo una acción individual, pero los miembros no cambian sus comportamientos. »  Métricas: La dificultad radica en la manera como se mide lo que nos permite  lograr o podemos obtener  con el trabajo colaborativo, ya que  han acciones que no son cuantificadas o no se pueden cuantificar »  Capacitación: los usuarios no están familiarizados ni la filosofía wiki ,ni están capacitados en habilidades digitales  para buscar la información procesarla y compartirla.Entre los factores potenciadores cabe desatacar  el definir la reglas y que en la dinamización debemos escoger a los líderes naturales y  motivarlos , y sobretodo que el software elegido como plataforma colaborativa ,contenga todo el que se puede y no se puede hacer, asi como una cierta capacidad de personalización.De mis compañeros de mesa quiero recalcar tres mensajes;  Eugenio Moliní, consultor de organizaciones, que afirmó que las estrategias de cambio se tienen que negociar con las jerarquías;  Enric Senabre, del Observatorio para la Cibersocietat, aporto para mi la idea claves de que de espacios colaborativos deben ser informales, diversos y agiles y  finalmente Jordi Graells, de la Dirección general de Atención Ciudadana, que propuso medir el impacto del trabajo colaborativo siguiendo la metodología de Ivàlua y, por ejemplo, la aplicó a las CoP  de educadores sociales de los centros penitenciarios.Asistimos a una revolución de métodos de trabajo a través de Internet. El trabajo colaborativo funciona, las comunidades de open source, wikipedia, la actividad en torno a las redes sociales son grandiosos ejemplos de cómo las personas pueden organizarse con herramientas sencillas pero muy inteligentemente concebidas. Internet, la web 2.0 ha abierto otra era en las relaciones laborales y profesionales dentro de la empresa. Pero ¿sabrán aprovecharlo las empresas?
Muchas veces esa competencia es feroz: autopromoción, bonus, influencia y poder, son términos muy cercanos a la filosofía de empresa hoy predominante en casi todos los países del mundo. Prácticas que pueden llegar a ser contrapuestas en el objetivo de crear un clima de trabajo colaborativo.Cómo introducir el trabajo colaborativo en las empresasLa colaboración entre las personas es una decisión discrecional. La gente tiene que querer compartir ideas y trabajar juntos. Puede ser incentivada, pero no se puede imponer. Al respecto, es necesario cambiar muchas de nuestras ideas relacionadas con nuestras formas de organización y prácticas de liderazgo.¿Tiene su organización los procesos y prácticas, las habilidades de liderazgo y las relaciones entre los miembros que usted necesita? ¿Tiene la capacidad para motivar y alcanzar el objetivo de que colaboren entre ellos?Según Tammy Erickson en los últimos años, según investigaciones llevadas a cabo se han identificado las características de las organizaciones que tienen éxito en su objetivo de promover la colaboración.Finalmente me quedo con un mensaje final. Estamos en plena revolución de proceso  de pasar de la inteligencia colectiva a la inteligencia colaborativa ,  y  esta última implica emociones y sinergias.Al crear una dinámica colaborativa de trabajo, los negocios nacen en entornos donde la gente no sólo es capaz de realizar el trabajo que le fue asignado sino que adquiere un entrenamiento más avanzado.También son capaces de compartir talentos y fortalezas con otros menos motivados. Un factor importante para crear un entorno de trabajo colaborativo es tener predisposición para formar parte del mismo.Un empresario o gerente puede fomentar un ambiente tal induciendo a la gente a que den un poco más de lo justo para hacer el trabajo.En la semana laboral hay picos de trabajo y gracias al trabajo colaborativo ciertos miembros de un grupo estarán bajo mucha presión.Es crítico especialmente cuando escasean recursos contar con un ambiente de trabajo colaborativo para que trabajando en grupo, la gente logre cumplir con sus tareas.Un entorno de trabajo colaborativo en un negocio basado en los proyectos es diferente a un negocio basado en la investigación. Por ejemplo en la  industria farmacéutica, los investigadores protegen su información por varias razones: su propiedad intelectual, y proteger el trabajo de intromisiones  externas.Algunos laboratorios como Pfizer, comenzaron de a poco con el trabajo colaborativo tratando de instalar este concepto.Hay agencias de gobierno de Estados Unidos que se han visto beneficiadas con la creación de relaciones interpersonales dentro de un ambiente de trabajo colaborativo incluso realizan talleres para demostrar los beneficios del trabajo colaborativo.El trabajo colaborativo está relacionado con el trabajo en grupos y este fenómeno es adoptado cada vez más porque:Hoy en día las organizaciones son más planas y menos jerárquicasSe pone más énfasis en el trabajo en equipoMás orientados al cliente y a los proyectosLa plantilla es más diversa y va creciendo en añosLos trabajadores temporales son cada vez un porcentaje más elevado de la plantillaLas nuevas tecnologías son más personales, colaborativas y más portátilesLas nuevas tecnologías permiten trabajar desde cualquier parteSegún Gary Olson de la Universidad de Michigan, "el trabajo moderno es ampliamente colaborativo. Muchos mandos pasan gran parte de su tiempo en reuniones. Cada vez más el trabajo es organizado en equipos. Los grupos tiene menos de 10 personas y trabajan en un mismo proyecto durante semanas  o meses. La colaboración requiere de interacciones cara a cara".Tom Allen del MIT dice: "Una forma de aumentar la interacción es crear un ‘espacio de grupo’. La idea es reducir el número de oficinas individuales y crear una superficie única de trabajo".Las estrategias para lograr espacios de trabajo alternativos son nuevas formas de coordinar procesos de trabajo, cultura organizacional, tecnologías de la información y el espacio físico para mejorar el desempeño de las organizaciones."Pero… ¿por qué cada vez más necesitamos trabajar juntos en las organizaciones modernas?Muchas tareas son demasiado complejas o tienen plazos muy complicados de cumplir para una sola perosnaMuchas tareas requieren un rango especializado de experiencia que una sola persona no tieneSe arman grupos para que se aporten más ideas, más razonamientos y más formas de hacerLos miembros de una organización tienden a estar de acuerdo con decisiones o con un plan si han participado o han observando el procesoLos despidos y el outsourcing hacen que haya una mayor necesidad de colaboraciónPara favorecer el trabajo colaborativo es necesario:Lugares para reuniones para grupos de diversos tamañosLugares para actividades educativas como presentaciones para clientes, seminarios sobre management y entrenamiento para los empleadosLugares para proyectos de equipos o para talleres de grupos que trabajan sobre la misma actividadLugares para encuentros informales y más despreocupadosEl trabajo colaborativo necesita de un soporte tecnológico de su nivel, utilizando la nueva generación de tecnologías colaborativas:Computadoras portátilesProyectoresPantallas para presentaciones audiovisualesTeléfonos especiales para teleconferenciasEquipos de videoconferencia (video, audio, datos)Tal y como explicaba la semana pasada en el post sobre la Jornada Innovando desde la  colaboración del próximo tres de febrero (  150 inscritos, por ahora), mi intervención se ajustará  al título que los organizadores nos han propuesto: experiencias abrelatas en las organizaciones públicas. La base de mi participación será este  post de hace un par de años en donde recogía mi posición.  Lo encuentro muy actual.  Lo transcribo a continuación  tal y como fue publicado.A través del blog de Amalio Rey me llega el nombre de Juan Mateo  y de dos ideas muy poderosas sobre cómo impulsar  la participación en las organizaciones. Las recoge  Amalio muy escuetamente:Algunos creen que la cultura colaborativa en el mundo corporativo se puede fomentar sólo a través de la persuasión… pero esa es una lectura buenista…no  funciona porque el espíritu competitivo está demasiado arraigado así que, una vez aceptado eso, Mateo recomienda combinar dos estrategias:(1) obligar a la gente a que colabore, o mejor… “inhibir la no-colaboración” a través de mensajes, prácticas e incentivos que indiquen claramente que colaborar es el único camino aceptable2) reconocer los costes que cada uno tendrá que asumir por colaborar… para así facilitar un análisis honesto de en qué medida compensan las ventajas, que también habrá que visibilizar.)Como decía, me han resultado muy inspiradoras  y, también, como en el caso del anterior post en el que respondía a Manel Muntada, la entrada me  fuerza a escribir sobre ella.  A continuación recojo algunas de las ideas que después más de 10 años impulsando la participación en entornos colaborativos en  las organizaciones públicas, puedo aportar en relación/contraste  a lo que defiende Juan Mateo.Pero,  antes de entrar en detalle,  haremos  dos anotaciones previas  que sitúan la colaboración en el marco público, a diferencia de otros  entornos más flexibles.1- La lógica burocrática de la organización.El ADN de la organización pública es burocrático.  Quiere esto decir que la lógica de cooperación, por norma general, está supeditada al organigrama. Lo que hay que hacerse viene orientado (dirigido)  desde  los planes de gobierno, de legislatura, etc. De éstos se  derivan los objetivos estratégicos, operativos, programas, actividades, etc.,   los cuales   están  asignados a unidades (y responsables)  concretos. De la pericia  de estos responsables y de sus habilidades directivas,  se lograrán, o no, conseguirse  estos  objetivos.2- La búsqueda de la eficacia.La segunda lógica es la eficacia. La motivación principal (real) del directivo público  se basa en   conseguir los objetivos programados (y, después -si es el caso y se va a por  nota-,  el extra  de producción/visibilidad de la que seamos  capaces), sino quedaremos  retratados como deficientes  gestores.A partir de  aquí,  las metodologías y las habilidades directivas que se ponen en marcha, son (muy)  variadas y van dirigidas a conseguir estos  objetivos. Y, por decirlo con estas palabras, aquí está la prueba del algodón de la colaboración: ser -en algunos casos concretos y tasados-,  más eficientes mediante la articulación de la colaboración  que lo que se haría a  través de la estructura vertical clásica que se deriva del organigrama, la cual (hay que reconocerlo) está muy engrasada y musculada para hacerlo.  Y aquí está la ventana de oportunidad para la colaboración: ser capaces de reconocer estos espacios  donde es propicia  la colaboración y ser  capaces, también,  de llegar a los directivos implicados  para que la compren ( y  sí, Juan Mateo,  aquí, en este entorno, sí que hay algo de persuasión;).Dicho esto, la pregunta es: ¿cómo articulamos  la colaboración para que sea adquirida, sea eficiente y ayude de verdad en lo que hay que hacerse?A continuación vamos a enumerar una serie de factores, a los que llamaremos abrelatas, y que responden  a un primer análisis basado en aquellos grupos que han funcionado bien y han conseguido establecer dinámicas de colaboración efectiva (aquí tenemos material para una tesis doctoral, para quien se anime;).Los abrelatas de la colaboración en la organización pública.1- Toda red de colaboración horizontal en la organización pública ha de estar integrada (admitida) en por el organigrama. Y no es una contradicción. Si se establecen dinámicas de confianza  en el contexto laboral concreto, y el rol del directivo tiene componentes de liderazgo facilitador,  es posible establecer pactos de colaboración entre grupos de personas  que estarán  alineados con los objetivos de la dirección.  Vendría a ser una red superpuesta  y de soporte   al organigrama. Estaríamos muy cerca de las organizaciones duales que habla Cabrera o Kotter en su obra Acelerar.2- Toda  red de colaboración ha de tener como objetivo contribuir a la consecución de alguno  de los objetivos estratégicos de la organización.  Y, además, han de ser  importantes para los integrantes del grupo/ red. Por tanto, el  pedido -aquello en lo que trabajaran-  ha de tener la suficiente envergadura y ser un problema real para que  movilice – y sostenga-  voluntades en el tiempo.3– Nuevos medios e innovación en la logística. Por lo general,  las organizaciones burocráticas en el entorno público tienen contados y escasos  elementos de apoyo a iniciativas que se separen de lo establecido y reglado ( para algo está la burocracia;). Hemos encontrado útil, como vía alternativa, reconducir los  programas de formación tradicional, para apoyar  a este tipo de grupos emergentes. La lógica del aprendizaje haciendo es perfectamente coherente con el soporte a  este tipo de proyectos. Con lo cual, por esta vía, se lo ponemos fácil al gerente/directivo, el cual  muchas veces encuentra en éso la solución que le hace la vida más fácil.4- Y, finalmente los incentivos. La experiencia nos dice que existe un porcentaje elevado de miembros de la organización qué se inscriben  en este tipo de dinámicas  por incentivos intrínsecos: ofrecer  un mejor servicio público,  resolver problemas enquistados, continuar aprendiendo de y con otros, etc. Pero, también, de refuerzo social: por ejemplo,  la visibilidad qué otorga el liderazgo organizacional de estas iniciativas. Sobre todo, cuando se les hace titulares de la transferencia de conocimiento, en sesiones de buenas practicas,  a toda la organización.Un proyecto colaborativo será aquel en el que se trabaje de manera integrada aunque los miembros no estén físicamente cerca. Es más, por lo general cada uno está en un punto pero la conexión constante hace que trabajen como si estuviesen en la misma oficina.
Esta forma de trabajar cambia la forma de resolver los problemas y surgen nuevas actividades. Hablamos de todos aquellos proyectos que se puedan desarrollar a través de plataformas o dispositivos tecnológicos de tal forma que cualquier miembro del equipo pueda acceder para incluir su colaboración o intervenir en el proceso de otro compañero.
Se consigue un importante ahorro en costes de infraestructura y la inversión económica se centra en sistemas de cloud computing y de copias de seguridad de todos los datos y archivos que se manejan para evitar cualquier pérdida, sustracción o efectos derivados de fallos técnicos o humanos que puedan poner en peligro el proyecto.
A nivel profesional se consigue una formación constante de los trabajadores que cuentan en todo momento con la opinión del resto de miembros aprendiendo de sus especialidades y compartiendo sus trucos e ideas de trabajo. Es decir, algo parecido a un brainstorming constante en el que poner en común conocimientos simultáneamente.
Pese a todas las ventajas, todavía existen muchas empresas reticentes al fomento de proyectos en los que todos los miembros pueden tener acceso a las mismas informaciones (miedo a filtraciones) y que requieren de un sistema de background y de almacenamiento de datos en la nube importante (rechazo ante inversión económica inicial).
Sin embargo, los resultados hablan por sí mismos: el trabajo colaborativo incrementa la productividad de los equipos, ayuda a formar a los profesionales participantes y abarata costes y tiempos de entrega ya que se trata de un trabajo en cadena constante que no tiene que esperar a que cada departamento realice su parte por separado.
Una forma de organizarse que además fomenta la conciliación de la vida laboral y profesional de los trabajadores que pueden trabajar desde donde quieran incorporándose en el momento que se precise. 
Incrementa la productividad de los miembros, de un lado gracias al apoyo y colaboración permanente del resto de miembros, y del otro precisamente porque al conocer a tiempo real cómo marchan los procesos de cada una de las partes, todos los miembros deben avanzar al mismo ritmo.

Hoy en día ya no es necesario estar presente físicamente en el puesto de trabajo para la realización de nuestras tareas. Descubre las ventajas del trabajo colaborativo y medidas de flexibilidad laboral.

Cuando hablamos de trabajo colaborativo nos referimos a la nueva forma de entender y denominar al tradicional trabajo en equipo que, gracias a las nuevas tecnologías, se ha transformado en un proceso conjunto en el que interviene un equipo multidisciplinar que puede estar conectado desde cualquier parte del mundo a través de diferentes dispositivos e intervenir siempre que sea necesario. También a una nueva y novedosa de gestionar tu tiempo, de una manera más natural y productiva.

Aporte conjunto de ideas y creatividades siendo todos los miembros partícipes de la toma de decisiones de los proyectos. De esta manera, además de conseguirse trabajos más originales y completos, unos miembros impulsan el trabajo de otros y viceversa    

La posibilidad de tener acceso a todos los documentos y tareas desde cualquier lugar y cuando se quiera así como los intercambios de ideas e información entre el equipo son algunas de las principales ventajas del trabajo colaborativo 2.0.

Cada una de las partes colabora con aquellas tareas relacionadas con su especialidad pero puede contar con la ayuda y sugerencias del resto del equipo. Se trata de un tipo de trabajo donde “el conocimiento es compartido y enriquecido por muchas personas”.

Un proyecto colaborativo será aquel en el que se trabaje de manera integrada aunque los miembros no estén físicamente cerca. Es más, por lo general cada uno está en un punto pero la conexión constante hace que trabajen como si estuviesen en la misma oficina.

Esta forma de trabajar cambia la forma de resolver los problemas y surgen nuevas actividades. Hablamos de todos aquellos proyectos que se puedan desarrollar a través de plataformas o dispositivos tecnológicos de tal forma que cualquier miembro del equipo pueda acceder para incluir su colaboración o intervenir en el proceso de otro compañero.

Incrementa la productividad de los miembros, de un lado gracias al apoyo y colaboración permanente del resto de miembros, y del otro precisamente porque al conocer a tiempo real cómo marchan los procesos de cada una de las partes, todos los miembros deben avanzar al mismo ritmo.

Se consigue un importante ahorro en costes de infraestructura y la inversión económica se centra en sistemas de cloud computing y de copias de seguridad de todos los datos y archivos que se manejan para evitar cualquier pérdida, sustracción o efectos derivados de fallos técnicos o humanos que puedan poner en peligro el proyecto.  

A nivel profesional se consigue una formación constante de los trabajadores que cuentan en todo momento con la opinión del resto de miembros aprendiendo de sus especialidades y compartiendo sus trucos e ideas de trabajo. Es decir, algo parecido a un brainstorming constante en el que poner en común conocimientos simultáneamente.

Pese a todas las ventajas, todavía existen muchas empresas reticentes al fomento de proyectos en los que todos los miembros pueden tener acceso a las mismas informaciones (miedo a filtraciones) y que requieren de un sistema de background y de almacenamiento de datos en la nube importante (rechazo ante inversión económica inicial).  

Sin embargo, los resultados hablan por sí mismos: el trabajo colaborativo incrementa la productividad de los equipos, ayuda a formar a los profesionales participantes y abarata costes y tiempos de entrega ya que se trata de un trabajo en cadena constante que no tiene que esperar a que cada departamento realice su parte por separado.

Una forma de organizarse que además fomenta la conciliación de la vida laboral y profesional de los trabajadores que pueden trabajar desde donde quieran incorporándose en el momento que se precise. 

El trabajo colaborativo es una nueva forma de organización característico de proyectos digitales que se extiende gradualmente también en otros muchos campos. Los proyectos en Internet están desarrollados por grupos que se relacionan con estructuras horizontales. A través del estudio de los proyectos de éxito se pueden observar numerosas alianzas estratégicas entre proyectos, acuerdos de colaboración y relaciones múltiples entre los círculos y redes que los proyectos generan.

Las nuevas formas de organización en los proyectos desarrollados en Internet presentan estructuras organizativas planas sin autoridad reconocida y trabajan la conexión entre contactos con objetivos comunes, creando nuevos entornos que facilitan la obtención rápida de información y conocimiento específico necesario para aplicarlo en el desarrollo de los proyectos.

Se podría encontrar un parecido relativo en el mundo de las cooperativas tradicionales con estructuras organizativas de red que facilitan la creación del conocimiento de forma rápida. La red es la forma organizativa asociada a la transmisión de información y conocimiento, característica de las empresas de alto rendimiento. Basándonos en los resultados, no existe ninguna duda que actualmente las organizaciones basadas en red dispone en de muchas ventajas en comparación con estructuras tradicionales jerárquicas.

El nuevo paradigma económico hace necesaria la inclusión del conocimiento, activo principal para disponer de capacidades competitivas. Gracias a las nuevas tecnologías aparece un entramado de relaciones sinérgicas en todos los sectores económicos, pero especialmente visible en el mundo tecnológico. En este nuevo escenario la incorporación del conocimiento es necesario en cualquier sistema de producción que modifica las dependencias por interdependencias tanto en el interior de los proyectos como entre diferentes proyectos.

El acceso al conocimiento de forma rápida permite una participación mucho más competitiva y ofrece nuevas formas de distribución y consumo que cambian las relaciones entre las empresas y los consumidores.

Existe la creencia que las necesidades de acceso al conocimiento son fundamentalmente requisitos de las empresas vinculadas al mundo de Internet, pero el trabajo colaborativo, las estructuras en red y el acceso inmediato a la información específica necesaria, también se extiende en otros muchos sectores de la economía creando importantes cambios en las maneras de producir, trabajar e interactuar entre las personas.

El trabajo colaborativo permite al ser humano inventar, innovar, solucionar y encontrar nuevas formas de hacer las cosas. Permite también un aprendizaje permanente y ofrece capacidades que permiten actuar en un entorno muy cambiante donde existe una mayor incertidumbre y riesgo a causa de las características de un mundo globalizado.

https://prezi.com/rq_gpn_sqkw6/el-trabajo-colaborativo-dentro-de-las-organizaciones/

http://justicia.gencat.cat/web/.content/documents/gestio_coneixement/trabajo_colaborativo_compartim.pdf

http://200.52.113.235/conexxion/index.php/en/educacion/44-2013-11-26-19-32-52